選用專業的公司秘書好處
對香港有限公司而言,秘書公司是一個不可或缺的角色。

根據香港《公司條例》,每間有限公司都必須委任一名秘書公司

秘書公司是一份十分專業的工作,需要熟悉法例並需時刻關注法規變動。

因此,選用專業的公司秘書十分重要,並可帶來不少好處。

提供專業意見
根據香港《公司條例》對公司秘書的要求如下:

公司的公司秘書

如屬自然人,須通常居於香港;及

如屬法人團體,其公司註冊辦事處須設於香港,或須在香港設有營業地點。

公司秘書職責需要「照顧」整間公司的運作,包括成立公司、公司清盤、組織和安排董事及股東大會、檢討公司管理及運作等。

公司秘書作為公司監管的角色,能從宏觀角度看到公司企業管治問題,為公司提供專業建議,避免公司陷入管理不明朗局面,使公司能持續穩健地發展。

另外,一般公司秘書都由會計師樓營運,除了可以提供有關公司秘書或公司法的知識外,對稅務問題亦能提供建議。

避免不必要的損失
從政府角度出發,要求公司委任公司秘書的主要目的是為了方便公司與政府直接溝通,以及處理公司與政府的文件來往。

同時,亦需要公司秘書確保公司合法合規和良好的企業管治,避免公司及其董事和管理層負上重大的法律責任。

在香港,公司需遵守眾多的法例法規,例如《公司條例》、《商業登記條例》等,而且相關條例不時會更新變動

專業的公司秘書能適時向公司提供建議,以確保公司合符法規,從而避免因未能遵守相關法例而招來的罰款和不必要的損失。

專注業務發展
對一些中小企而言,為了節省成本會由公司董事兼任秘書,但董事對香港《公司條例》未必有清楚的了解,而導致可能未可按政府要求繳交相關文件或內容有錯漏,讓公司董事需耗費額外的精力去研究一個不熟悉的課題。另外,若公司只有一個董事,該董事就不可以同時兼任公司秘書一職

選用專業的公司秘書可為公司董事省下不少時間,讓其專注公司業務發展。

另外對一些上市公司而言,使用專業的秘書公司更有以下好處。

平衡利益衝突
公司裡經常面對兩大權力的拉扯,董事會與管理層。

董事會希望制衡管理層,避免公司落入管理層獨大局面,而壞處就是使公司決策變慢。

但對於管理層來說,會更重視管理決策效率。

因此,董事會與管理層利益衝突成為公司管理難題。

公司秘書若不是董事會成員也不是管理層,不存在任何利益衝突能作為協調角色,成為管理層與董事會之間的橋樑,平衡當中的利益衝突促進雙方的溝通。

促進公司透明度
欺詐及盜用公司資產、違規交易、貪污等案例經常在公司發生。

而公司董事及管理為同一人時,公司更容易陷入管理不明朗局面及違反法例法規。

獨立的專業秘書公司作為監管公司角色,能確保公司符合法規促進公司透明度及企業管治,避免公司及其董事和管理層發生違例事件,負上法律責任的同時使公司及其董事和管理層聲譽受損。
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